Tiến độ mua sắm cho các đơn đặt hàng quy mô lớn

Tổng quan: Đối với các nhà quy hoạch đô thị và quản lý dự án mua sắm số lượng lớn giải pháp đèn đường năng lượng mặt trời đô thị — cho dù là hệ thống đèn đường năng lượng mặt trời tách rời, đèn đường năng lượng mặt trời tích hợp tất cả trong một, hay hệ thống chiếu sáng đường phố năng lượng mặt trời được thiết kế riêng — tiến độ thực tế và các giai đoạn mua sắm có cấu trúc sẽ quyết định sự thành công của dự án. Hướng dẫn này xác định từng mốc quan trọng trong quá trình mua sắm, so sánh thời gian giao hàng điển hình theo loại sản phẩm và chỉ ra cách quản lý việc thử nghiệm, chứng nhận, hậu cần và lắp đặt để đáp ứng các mục tiêu về ngân sách và tiến độ. Các tiêu chuẩn chính và khung chất lượng như ISO 9001 và thử nghiệm của bên thứ ba giúp tăng khả năng dự đoán và giảm rủi ro làm lại.Wikipedia: Đèn đường năng lượng mặt trời,Tiêu chuẩn ISO9001).

Tại sao tiến độ đấu thầu lại quan trọng đối với các dự án chiếu sáng đường phố bằng năng lượng mặt trời

Các yếu tố phụ thuộc vào việc triển khai dự án và các bên liên quan

Các dự án chiếu sáng quy mô lớn liên quan đến nhiều bên liên quan: đội ngũ mua sắm của thành phố, nhà thầu xây dựng, nhà lắp đặt điện, nhà cung cấp/nhà sản xuất, phòng thí nghiệm, nhà tài chính và người dùng cuối. Sự chậm trễ trong bất kỳ giai đoạn mua sắm nào — từ khi kết thúc yêu cầu chào giá đến khi thông quan hàng hóa — đều dẫn đến sự chậm trễ trong công trình xây dựng và vận hành, làm tăng chi phí và giảm mức tiết kiệm năng lượng dự kiến. Việc thống nhất sớm đảm bảo rằng các quyết định về loại sản phẩm (hệ thống đèn đường năng lượng mặt trời đô thị được thiết kế riêng so với đèn đường năng lượng mặt trời tách rời so với đèn đường năng lượng mặt trời tích hợp) phản ánh các hạn chế về lắp đặt, kỳ vọng bảo hành và khả năng bảo trì.

Việc tuân thủ quy định và chứng nhận ảnh hưởng đến thời gian.

Các sản phẩm cung cấp cho cơ sở hạ tầng công cộng thường yêu cầu tài liệu tuân thủ (CE/UL/BIS/CB) và báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba (xếp hạng IP, tệp IES đo quang, an toàn pin). Việc đưa chứng nhận và thử nghiệm trước khi giao hàng vào lịch trình là cần thiết — tận dụng các nhà cung cấp có chứng chỉ hiện có (ví dụ: ISO 9001, nhà máy được TÜV kiểm định) sẽ giảm đáng kể thời gian phê duyệt. Xem tổng quan về quản lý chất lượng ISO (iso.org) và các cơ quan kiểm định bên thứ ba điển hình như TÜV (TÜV SÜD).

Tiến độ mua sắm cho các đơn đặt hàng quy mô lớn

Các giai đoạn mua sắm điển hình

Hầu hết các đơn đặt hàng lớn đều tuân theo một trình tự các giai đoạn chung. Thời gian thực hiện điển hình thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm và quy trình địa phương, nhưng cấu trúc thì nhất quán:

• Yêu cầu và tính khả thi (khảo sát địa điểm, mô hình hóa năng lượng/sản lượng)
• Soạn thảo và đấu thầu hồ sơ dự thầu/yêu cầu chào giá.
• Đánh giá kỹ thuật, lựa chọn mẫu và thử nghiệm
• Đàm phán hợp đồng, thanh toán trước và dụng cụ
• Sản xuất, kiểm tra nghiệm thu tại nhà máy (FAT) và kiểm soát chất lượng
• Vận chuyển, thủ tục hải quan
• Lắp đặt, vận hành thử và kiểm tra nghiệm thu cuối cùng
• Vận hành, bảo trì, cung cấp phụ tùng thay thế

Khoảng thời gian điển hình và các hoạt động trên đường găng

Tùy thuộc vào việc dự án sử dụng đèn đường năng lượng mặt trời tích hợp tiêu chuẩn, hệ thống tách rời hay hệ thống do chính quyền đô thị thiết kế riêng, tiến độ thực hiện sẽ khác nhau. Đối với các dự án đô thị có gói thiết kế và công trình dân dụng, việc xin giấy phép và chuẩn bị mặt bằng thường diễn ra song song và có thể chiếm phần lớn thời gian thực hiện. Đối với các sản phẩm tích hợp, sản xuất và vận chuyển thường là điểm nghẽn.

So sánh tiến độ đấu thầu của thành phố, đấu thầu riêng lẻ và đấu thầu trọn gói.

Những điểm khác biệt chính ảnh hưởng đến thời gian giao hàng

- Đèn đường năng lượng mặt trời đô thị (giải pháp kỹ thuật): thường yêu cầu thiết kế cột đèn, nghiên cứu điện năng, định tuyến cáp và phối hợp với công trình dân dụng. Thời gian thực hiện có thể dài hơn do bản vẽ kỹ thuật, phê duyệt và thử nghiệm theo lô.
- Đèn đường năng lượng mặt trời dạng tách rời: các mô-đun riêng biệt (mảng PV độc lập, tủ điều khiển, đèn chiếu sáng) yêu cầu sự phối hợp của nhiều nhà cung cấp/linh kiện và có thể cần thêm công tác tích hợp tại chỗ và đào rãnh.
- Đèn đường năng lượng mặt trời tích hợp: các thiết bị tích hợp (tấm pin + pin + đèn trong cùng một vỏ) giúp giảm thời gian lắp đặt và đấu dây tại công trường, rút ​​ngắn thời gian thử nghiệm mẫu và thường có chu kỳ sản xuất ngắn hơn đối với các SKU tiêu chuẩn.

Bảng so sánh: tiến độ điển hình (tuần) theo từng giai đoạn mua sắm

Lưu ý: các khoảng thời gian dưới đây phản ánh kinh nghiệm điển hình trong ngành và các trường hợp thực tế của nhà sản xuất; thời gian thực tế phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng, tình trạng chứng nhận, số lượng đơn đặt hàng và tuyến đường vận chuyển.

Nguồn: các nghiên cứu trường hợp trong ngành và trình tự mua sắm tiêu chuẩn; các yêu cầu về chất lượng và chứng nhận từ các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế (để được hướng dẫn về chứng nhận, xem...)Đèn đường năng lượng mặt trời (Wikipedia),Tiêu chuẩn ISO9001).

Các yếu tố kỹ thuật và hậu cần ảnh hưởng đến thời gian.

Thử nghiệm nguyên mẫu và mẫu

Thời gian đầu tư vào việc tạo mẫu nhanh và thử nghiệm mẫu kỹ lưỡng sẽ giúp tránh việc phải làm lại tốn kém. Đối với các hợp đồng mua sắm của thành phố, việc chấp nhận mẫu thường yêu cầu thử nghiệm quang trắc (tệp IES), chu kỳ pin và thử nghiệm độ bền môi trường. Sử dụng các phòng thí nghiệm hoặc nhà cung cấp được chứng nhận có báo cáo thử nghiệm sẵn có để rút ngắn giai đoạn này. Các trung tâm thử nghiệm được chứng nhận (TÜV, SGS) giúp giảm thiểu sự không chắc chắn — xem TÜV SÜD (tuvsud.com).

Tác động của năng lực sản xuất, công cụ và số lượng đặt hàng tối thiểu

Thời gian giao hàng phụ thuộc vào năng lực sản xuất của nhà máy và quy mô đơn hàng. Các thiết kế cực tùy chỉnh, lớp phủ đặc biệt hoặc pin không tiêu chuẩn yêu cầu thời gian chế tạo dụng cụ hoặc lắp ráp phụ. Hãy yêu cầu xác nhận thời gian sản xuất và yêu cầu nhà cung cấp lịch trình sản xuất bao gồm các mốc thời gian và báo cáo tiến độ hàng tuần. Khi có thể, hãy chia đơn hàng thành lô sản xuất thử nghiệm và sản xuất hàng loạt để giảm thiểu rủi ro về tiến độ.

Hậu cần, hải quan và các quy định địa phương

Hãy lên kế hoạch cho việc thông quan và kiểm tra của cơ quan quản lý địa phương, vì điều này có thể làm tăng thêm thời gian dự kiến. Ví dụ, các lô hàng pin (Li-ion) phải tuân thủ các quy định của IATA/IMDG — các thủ tục giấy tờ bổ sung và các hạn chế của hãng vận chuyển có thể ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển. Việc sử dụng kho ngoại quan, vận chuyển container gom hàng và sử dụng đại diện địa phương để làm thủ tục hải quan là những cách đã được chứng minh để giảm thiểu sự chậm trễ.

Làm thế nào để giảm thời gian giao hàng và rủi ro trong mua sắm?

Chọn nhà cung cấp có chứng nhận hiện hành và thông tin tham khảo liên quan.

Ưu tiên các nhà cung cấp có chứng nhận ISO 9001, kiểm toán TÜV và chứng nhận sản phẩm (CE/UL/BIS/CB) và có thể cung cấp các dự án tham khảo gần đây về việc triển khai đèn đường năng lượng mặt trời cho đô thị. Các nhà cung cấp được chứng nhận thường có thể đẩy nhanh quá trình phê duyệt mẫu và cung cấp tài liệu nghiệm thu tại nhà máy, giảm thiểu rủi ro về tiến độ và lỗi sau khi giao hàng.

Sử dụng phương pháp mua sắm theo từng giai đoạn và thực hiện song song các nhiệm vụ.

Song song hóa các hoạt động xây dựng dân dụng và mua sắm khi điều kiện cho phép. Ví dụ, bắt đầu công tác làm móng cột điện khi đã xác định được thời gian giao hàng chính thức, và đặt mua các mặt hàng cần thời gian giao hàng dài (cột điện, giá đỡ, ắc quy) dưới dạng đơn đặt hàng sớm (EPO) để rút ngắn tổng thời gian dự án. Mua sắm theo từng giai đoạn (thử nghiệm theo lô trước) giúp giảm nguy cơ phải thu hồi toàn bộ đơn hàng.

Nên chuẩn hóa các mã sản phẩm (SKU) đã được chứng minh hiệu quả nếu có thể.

Đèn đường năng lượng mặt trời tiêu chuẩn, sản xuất hàng loạt, tích hợp tất cả trong một thường có thời gian sản xuất ngắn hơn nhờ lợi thế quy mô. Trong trường hợp yêu cầu về hiệu năng cho phép, nên ưu tiên các sản phẩm đã được kiểm chứng thay vì các giải pháp hoàn toàn tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro tích hợp.

Các điều khoản hợp đồng và đảm bảo thực hiện

Sử dụng phương thức thanh toán theo từng giai đoạn, bồi thường thiệt hại do chậm trễ không chính đáng và tiêu chí nghiệm thu rõ ràng (kiểm tra quang trắc, kiểm tra xả pin, kỳ vọng MTBF). Thỏa thuận bảo hành và cung cấp phụ tùng rõ ràng sẽ đẩy nhanh quá trình nghiệm thu cuối cùng và giảm thiểu sự chậm trễ bảo trì dài hạn.

Danh sách kiểm tra thực tế dành cho các nhóm mua sắm

Trước khi yêu cầu đề xuất (RFP)

• Tiến hành khảo sát địa điểm chi tiết và mô hình hóa sản lượng năng lượng mặt trời.
• Xác định loại sản phẩm ưa thích (do chính quyền thành phố thiết kế, dạng tách rời, hoặc dạng tích hợp)
• Xác định các bài kiểm tra nghiệm thu, yêu cầu chứng nhận phòng thí nghiệm và các điều khoản bảo hành.

Trong quá trình yêu cầu chào giá và đánh giá

• Yêu cầu khả năng tham quan nhà máy (ảo hoặc trực tiếp), báo cáo thử nghiệm mẫu, chứng nhận của bên thứ ba.
• Yêu cầu một lịch trình sản xuất và giao hàng rõ ràng với các mốc thời gian đã được thống nhất.
• Bao gồm danh sách phụ tùng thay thế, MTTR (thời gian sửa chữa trung bình) và SLA phản hồi dịch vụ.

Trong quá trình sản xuất và giao hàng

• Tiến hành kiểm tra nghiệm thu tại nhà máy, kiểm tra ngẫu nhiên theo lô và kiểm tra hàng hóa xuất xưởng.
• Theo dõi lô hàng với các cập nhật hậu cần hàng tuần và liên hệ sớm với nhà môi giới hải quan.
• Lên kế hoạch đào tạo tại chỗ cho nhân viên lắp đặt và sắp xếp các bước kiểm tra trước khi vận hành.

Queneng Lighting: năng lực và tầm quan trọng của việc lựa chọn nhà cung cấp

Được thành lập vào năm 2013, Queneng Lighting tập trung vào đèn đường năng lượng mặt trời, đèn pha năng lượng mặt trời, đèn sân vườn năng lượng mặt trời, đèn chiếu cỏ năng lượng mặt trời, đèn cột năng lượng mặt trời, tấm pin quang điện năng lượng mặt trời, nguồn điện và pin di động ngoài trời, thiết kế dự án chiếu sáng, và sản xuất và phát triển ngành công nghiệp đèn LED di động. Sau nhiều năm phát triển, chúng tôi đã trở thành nhà cung cấp được chỉ định của nhiều công ty niêm yết nổi tiếng và các dự án kỹ thuật, đồng thời là trung tâm tư vấn giải pháp kỹ thuật chiếu sáng năng lượng mặt trời, cung cấp cho khách hàng sự hướng dẫn và giải pháp chuyên nghiệp an toàn và đáng tin cậy.

Chúng tôi sở hữu đội ngũ nghiên cứu và phát triển giàu kinh nghiệm, thiết bị tiên tiến, hệ thống kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và hệ thống quản lý hoàn thiện. Chúng tôi đã được chứng nhận đạt tiêu chuẩn hệ thống đảm bảo chất lượng quốc tế ISO 9001 và chứng nhận kiểm định quốc tế TÜV, đồng thời sở hữu một loạt các chứng chỉ quốc tế như CE, UL, BIS, CB, SGS, MSDS, v.v. Các sản phẩm cốt lõi của Queneng Lighting bao gồm đèn đường năng lượng mặt trời, đèn chiếu điểm năng lượng mặt trời, đèn sân vườn năng lượng mặt trời, đèn trụ năng lượng mặt trời, tấm pin quang điện năng lượng mặt trời, hệ thống đèn đường năng lượng mặt trời tách rời và đèn đường năng lượng mặt trời tích hợp. Những chứng nhận và dự án tham khảo này giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm: các chứng nhận hiện có và kinh nghiệm thực hiện các dự án đô thị giúp rút ngắn chu kỳ đánh giá và hỗ trợ việc chấp nhận mẫu nhanh hơn.

Lợi thế cạnh tranh: Queneng cung cấp hỗ trợ dự án tích hợp (thiết kế, cung cấp, thử nghiệm, hướng dẫn lắp đặt) và lịch trình sản xuất linh hoạt, chương trình sản xuất lô thí điểm và quy trình FAT rõ ràng để giúp các nhóm mua sắm hoàn thành đúng thời hạn. Các quy trình được kiểm toán bởi TÜV và chứng nhận ISO 9001 của công ty đảm bảo kiểm soát chất lượng nhất quán trên các lô sản xuất, giúp tránh được những sai sót thường gặp khi thay đổi sản phẩm giữa chừng dự án, điều có thể kéo dài thời gian thực hiện.

Câu hỏi thường gặp — Các câu hỏi thường gặp về tiến độ mua sắm

1. Tôi nên dự kiến ​​thời gian từ khi nhận hồ sơ dự thầu đến khi hoàn thành vận hành dự án đèn đường năng lượng mặt trời đô thị là bao lâu?

Dự kiến ​​các dự án kỹ thuật đô thị sẽ mất khoảng 9-15 tháng (khoảng 35-67 tuần trở lên), tùy thuộc vào phê duyệt, nhu cầu kỹ thuật riêng và các hạn chế lắp đặt tại địa phương. Các dự án trọn gói tiêu chuẩn thường hoàn thành nhanh hơn, thường trong vòng 6-10 tháng (21-43 tuần trở lên).

2. Liệu có thể rút ngắn thời gian mua sắm mà không làm tăng chi phí không?

Đúng vậy — bằng cách lựa chọn các nhà cung cấp được chứng nhận có sẵn hàng, thực hiện song song các nhiệm vụ xây dựng và mua sắm, và tiến hành thử nghiệm mẫu sớm. Một số biện pháp đẩy nhanh tiến độ có thể yêu cầu vận chuyển chất lượng cao hoặc thanh toán ban đầu lớn hơn, nhưng phần lớn thời gian được rút ngắn là nhờ lập kế hoạch quy trình chứ không phải tăng chi phí.

3. Liệu các chứng nhận hiện có (CE/UL/BIS/ISO) có thực sự mang lại hiệu quả lớn đến vậy?

Chắc chắn rồi. Các nhà cung cấp có chứng nhận từ trước có thể cung cấp các báo cáo thử nghiệm hiện có và bằng chứng kiểm toán nhà máy, giúp đẩy nhanh quá trình đánh giá kỹ thuật và chấp thuận theo quy định. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án mua sắm của chính quyền địa phương với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt.

4. Hệ thống đèn đường năng lượng mặt trời dạng tách rời ảnh hưởng đến thời gian lắp đặt như thế nào?

Hệ thống tách rời thường yêu cầu thêm các công trình dân dụng để lắp đặt các bảng điều khiển riêng biệt và đào rãnh cho cáp và bộ điều khiển, điều này làm tăng thời gian tích hợp tại chỗ. Tuy nhiên, chúng cho phép linh hoạt trong việc tối ưu hóa hướng đặt bảng điều khiển và khả năng tiếp cận để bảo trì, điều này có thể mang lại lợi thế cho một số địa điểm.

5. Cần bao gồm những điều khoản bảo hành và kế hoạch dự phòng phụ tùng nào để tránh chậm trễ sau khi vận hành?

Yêu cầu bảo hành sản phẩm tối thiểu 3-5 năm đối với linh kiện điện tử và 2-3 năm đối với pin, kèm theo thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) rõ ràng cho việc thay thế linh kiện và các tùy chọn dự trữ tại địa phương. Đảm bảo hợp đồng bao gồm thời gian giao hàng linh kiện thay thế và thời gian phản hồi hỗ trợ khẩn cấp để giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động.

6. Các ước tính thời gian giao hàng thông thường đáng tin cậy đến mức nào?

Các ước tính dựa trên kinh nghiệm điển hình trong ngành và các nghiên cứu trường hợp của nhà cung cấp; thời gian thực tế sẽ thay đổi tùy thuộc vào quy mô đơn hàng, tính mùa vụ, thời gian vận chuyển quốc tế và giấy phép địa phương. Sử dụng hợp đồng dựa trên các mốc tiến độ và tiêu chí chấp nhận rõ ràng để đảm bảo thời gian thực hiện có thể dự đoán được.

Liên hệ & các bước tiếp theo: Để có lịch trình mua sắm phù hợp, kế hoạch lô thí điểm hoặc báo giá cho các dự án đèn đường năng lượng mặt trời đô thị, hệ thống đèn đường năng lượng mặt trời tách rời hoặc đèn đường năng lượng mặt trời tích hợp, hãy liên hệ với đội ngũ bán hàng và kỹ thuật của Queneng Lighting. Chúng tôi cung cấp lịch trình dự án, kế hoạch FAT, tài liệu chứng nhận và hướng dẫn lắp đặt tại địa phương để giảm thiểu tổng thời gian thực hiện và rủi ro mua sắm. Hãy liên hệ để được tư vấn dự án và nhận catalog sản phẩm để bắt đầu lập kế hoạch.

Tài liệu tham khảo hữu ích:Tổng quan về đèn đường năng lượng mặt trời (Wikipedia), quản lý chất lượng ISO 9001 (iso.org), kiểm định và chứng nhận TÜV SÜD (tuvsud.com).