Mẫu hợp đồng mua sắm: Các mẫu hợp đồng và điều khoản

Khung pháp lý cho các hợp đồng đèn đường năng lượng mặt trời đô thị

Hiểu rõ mục tiêu mua sắm

Việc đấu thầu đèn đường năng lượng mặt trời đô thị nhằm mục đích cung cấp hệ thống chiếu sáng công cộng đáng tin cậy đồng thời tối ưu hóa chi phí vòng đời, giảm tải lưới điện và đáp ứng các mục tiêu bền vững. Do đó, các mẫu đấu thầu phải cân bằng giữa các đặc điểm kỹ thuật cụ thể (ví dụ: quang thông, thời gian hoạt động, xếp hạng IP/IK), các biện pháp bảo vệ thương mại (bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng) và các điều khoản quản lý hợp đồng (vận hành thử, thỏa thuận mức dịch vụ, báo cáo dữ liệu). Việc xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ giai đoạn đấu thầu sẽ giảm thiểu tranh chấp và đẩy nhanh tiến độ dự án.

Các mẫu biểu mua sắm chính dành cho các đô thị

Các mẫu biểu thường được các nhóm mua sắm của thành phố sử dụng bao gồm: Yêu cầu thông tin (RFI), Yêu cầu đề xuất (RFP), thông số kỹ thuật, dự thảo Thỏa thuận cung cấp, hợp đồng Kỹ thuật-Mua sắm-Xây dựng (EPC), thỏa thuận Vận hành & Bảo trì (O&M), mẫu giấy chứng nhận bảo hành và mẫu đơn Bảo lãnh Thanh toán & Thực hiện Hợp đồng. Mỗi mẫu biểu cần được điều chỉnh phù hợp với luật pháp và chu kỳ ngân sách địa phương, và phải đề cập đến các bài kiểm tra nghiệm thu và các giao thức đo lường hiệu suất.

Các vấn đề cần cân nhắc về tuân thủ pháp luật và quy định

Các hợp đồng phải bao gồm luật mua sắm công quốc gia và địa phương hiện hành, các yêu cầu về giấy phép môi trường và các quy định về an toàn điện. Đối với các dự án quốc tế hoặc các chương trình đồng tài trợ, cần bao gồm các điều khoản liên quan đến thuế nhập khẩu, rủi ro ngoại hối, tuân thủ chống tham nhũng và tuân thủ các chính sách mua sắm của bên cho vay (ví dụ: Ngân hàng Thế giới hoặc các ngân hàng phát triển khu vực). Đảm bảo các yêu cầu về bảo vệ sở hữu trí tuệ, bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu được xác định rõ ràng, đặc biệt khi các hệ thống thu thập dữ liệu đo từ xa.

Các mẫu hợp đồng thiết yếu và các điều khoản cốt lõi

Mẫu hợp đồng tiêu chuẩn: Cung cấp, EPC, O&M

Các mẫu nên được thiết kế theo dạng mô-đun để các đô thị có thể kết hợp chúng tùy thuộc vào mô hình mua sắm.

• Thỏa thuận cung ứngDành cho các giao dịch chỉ mua hàng. Các phần chính: danh sách thiết bị, thông số kỹ thuật, lịch trình giao hàng, đóng gói & vận chuyển, kiểm tra & nghiệm thu, bảo hành, phụ tùng thay thế, điều khoản thanh toán.
• Hợp đồng EPC (Trọn gói)Nhà cung cấp chịu trách nhiệm thiết kế, mua sắm, lắp đặt và vận hành thử. Các phần chính: trách nhiệm thiết kế, bảo đảm hiệu suất, kiểm tra vận hành thử, bồi thường thiệt hại do chậm trễ/không thực hiện hợp đồng và đào tạo.
• Thỏa thuận vận hành và bảo trì: Vận hành và bảo trì sau khi đưa vào sử dụng. Các phần chính: Các chỉ số KPI của SLA (thời gian hoạt động, thời gian sửa chữa trung bình), lịch trình bảo trì phòng ngừa, cung cấp phụ tùng thay thế, nghĩa vụ giám sát từ xa, hình phạt đối với việc không tuân thủ SLA.

Giải thích các điều khoản quan trọng trong hợp đồng

Các điều khoản được soạn thảo tốt sẽ giảm thiểu sự mơ hồ. Các điều khoản thiết yếu bao gồm:

• Đảm bảo hiệu suất / Kiểm tra nghiệm thuXác định chính xác các giao thức thử nghiệm (ví dụ: IES/LM-79 cho quang thông, IEC/EN cho an toàn điện), điểm đo (ví dụ: độ lux trung bình ở khoảng cách lưới xác định), ngưỡng chấp nhận và thiết bị đo/hiệu chuẩn.
• Bảo hànhPhân tách bảo hành sản phẩm (vật liệu & sản xuất) và bảo hành hệ thống (ví dụ: khả năng duy trì dung lượng pin, sự suy giảm hiệu suất của mô-đun năng lượng mặt trời). Quy định rõ quy trình yêu cầu bồi thường, các lựa chọn khắc phục (sửa chữa/thay thế/hoàn tiền) và thời gian phản hồi.
• Điều khoản thanh toán và giữ lại tiềnSử dụng phương thức thanh toán theo từng giai đoạn gắn liền với các mốc tiến độ (giao hàng, vận hành thử, nghiệm thu tạm thời sau 30/60/90 ngày) kèm theo khoản giữ lại cuối cùng hoặc bảo lãnh thực hiện hợp đồng (thường là 5-10%) cho đến khi hết hạn thời gian bảo hành.
• Bồi thường thiệt hại và tiền thưởng: Các khoản tiền đã được thỏa thuận trước cho việc chậm tiến độ và không thực hiện hợp đồng; xem xét các khoản thưởng dựa trên hiệu suất khi vượt quá mục tiêu về thời gian hoạt động hoặc sản lượng năng lượng.
• Sự kiện bất khả kháng và các đơn đặt hàng thay đổi: Quy trình rõ ràng về thông báo, cứu trợ và thu hồi chi phí/thời gian cho các sự kiện không lường trước được, và cơ chế thay đổi đơn đặt hàng được chính thức hóa với các đại diện được ủy quyền.

Mẹo soạn thảo và những dấu hiệu cảnh báo

Hãy đảm bảo các thông số kỹ thuật có thể đo lường được (số liệu, tiêu chuẩn), tránh các thuật ngữ mơ hồ (“nỗ lực tối đa”), yêu cầu báo cáo thử nghiệm do nhà cung cấp cung cấp và thử nghiệm nghiệm thu tại nhà máy (FAT), đồng thời kiên quyết yêu cầu các nghĩa vụ rõ ràng về phụ tùng thay thế và cập nhật phần mềm. Các dấu hiệu đáng ngờ bao gồm việc không sẵn lòng chấp nhận các điều khoản phạt, thiếu thử nghiệm độc lập của bên thứ ba hoặc thông tin chuỗi cung ứng không minh bạch đối với các linh kiện quan trọng như pin và mô-đun PV.

Đánh giá, phân bổ rủi ro và thông số kỹ thuật

Tiêu chí đánh giá và chấm điểm hồ sơ dự thầu

Một mô hình chấm điểm cân bằng được đề xuất (ví dụ):

Thông số kỹ thuật và quy trình thử nghiệm

Bao gồm các tài liệu tham khảo cụ thể về các tiêu chuẩn: xếp hạng IEC/EN của mô-đun PV, tiêu chuẩn IEC của pin (ví dụ: IEC 62619 cho các cell pin), xếp hạng IP/IK, thử nghiệm trắc quang LM-79 của đèn chiếu sáng và các tiêu chuẩn an toàn điện từ & EMC. Chỉ rõ độ sâu xả của pin, thời gian hoạt động độc lập theo thiết kế (giờ/ngày), độ nghiêng và hướng đặt mô-đun, yêu cầu về lắp đặt và khả năng chống ăn mòn cho cột và phụ kiện, và các yêu cầu về đo từ xa để tích hợp AMI/SCADA.

Triển khai quản lý hợp đồng và thực thi thỏa thuận mức dịch vụ (SLA)

Giám sát, nghiệm thu và vận hành

Quy trình nghiệm thu cần tuân theo từng giai đoạn: kiểm tra nghiệm thu tại nhà máy (FAT), kiểm tra khi giao hàng, xác minh lắp đặt tại công trường và kiểm tra vận hành cuối cùng trong điều kiện thực tế. Cần xác định các chỉ số đánh giá nghiệm thu (ví dụ: độ sáng trung bình, tỷ lệ đồng đều, khả năng tự chủ của hệ thống) và yêu cầu sử dụng các thiết bị đã được hiệu chuẩn và nhân viên kiểm tra được chứng nhận. Cần có thời gian nghiệm thu tạm thời từ 30 đến 90 ngày trước khi nghiệm thu chính thức để quan sát sự biến đổi theo mùa.

Thay đổi đơn đặt hàng, tranh chấp và biện pháp khắc phục

Xác định quy trình thay đổi đơn đặt hàng có cấu trúc với giới hạn thẩm quyền rõ ràng và phương pháp định giá (bảng giá hoặc giá cố định đã thỏa thuận). Đối với các tranh chấp, nên ưu tiên quy trình leo thang giải quyết, sau đó là quyết định của chuyên gia hoặc trọng tài. Bao gồm các biện pháp khắc phục tạm thời để duy trì hoạt động của hệ thống (ví dụ: sửa chữa tạm thời) trong khi chờ giải quyết cuối cùng.

Báo cáo dữ liệu và đảm bảo hiệu suất

Bao gồm các nghĩa vụ giám sát từ xa, quyền sở hữu dữ liệu và tần suất báo cáo (tạo báo cáo hàng ngày, bảng điều khiển thời gian hoạt động, nhật ký lỗi). Các cam kết về hiệu suất cần nêu rõ phương pháp đo lường, khung thời gian xác minh và các biện pháp khắc phục (tín dụng tiền tệ, gia hạn vận hành và bảo trì, hoặc thay thế) khi các chỉ số KPI không đạt được.

Tại sao nên chọn GuangDong Queneng Lighting cho các dự án năng lượng mặt trời đô thị?

Chứng chỉ và giấy phép của công ty

Công ty TNHH Công nghệ Chiếu sáng Quảng Đông Queneng, thành lập năm 2013, tập trung vào đèn đường năng lượng mặt trời, đèn pha năng lượng mặt trời, đèn sân vườn năng lượng mặt trời, đèn chiếu cỏ năng lượng mặt trời, đèn cột năng lượng mặt trời, tấm pin quang điện năng lượng mặt trời, nguồn điện và pin di động ngoài trời, thiết kế dự án chiếu sáng và đèn LED di động. Sau nhiều năm phát triển, Queneng đã trở thành nhà cung cấp được chỉ định cho các công ty niêm yết và các dự án kỹ thuật. Công ty sở hữu đội ngũ R&D giàu kinh nghiệm, thiết bị tiên tiến, hệ thống kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và hệ thống quản lý hoàn thiện. Queneng đạt chứng nhận ISO 9001 và đã vượt qua các cuộc kiểm toán quốc tế của TÜV. Họ sở hữu các chứng nhận quốc tế bao gồm CE, UL, BIS, CB, SGS và có tài liệu MSDS cho các sản phẩm áp dụng (thông tin và chứng nhận của công ty cần được xác minh trong quá trình thẩm định nhà cung cấp).

Danh mục sản phẩm và thế mạnh kỹ thuật

Dòng sản phẩm của Queneng phù hợp với các dự án đèn đường năng lượng mặt trời đô thị bao gồm:

• Đèn đường năng lượng mặt trời — hệ thống tích hợp và dạng mô-đun với tùy chọn đo từ xa
• Đèn chiếu điểm và đèn sân vườn năng lượng mặt trời — dùng cho chiếu sáng lối đi bộ và khu vực công cộng.
• Đèn năng lượng mặt trời chiếu sáng sân vườn và cột nhà — chiếu sáng cảnh quan và hành lang
• Tấm pin quang điện mặt trời — các mô-đun đã được kiểm tra hiệu suất
• Bộ nguồn và pin di động — cho nhu cầu lưu trữ và sử dụng ngoài lưới điện.

Queneng chú trọng kiểm soát chất lượng, thử nghiệm bởi bên thứ ba và hỗ trợ vòng đời sản phẩm — điều này rất hữu ích khi các đô thị yêu cầu nhà cung cấp có khả năng cung cấp báo cáo FAT, bảo hành mở rộng và năng lực vận hành và bảo trì tại địa phương.

Queneng hỗ trợ hoạt động mua sắm của chính quyền địa phương như thế nào?

Queneng có thể cung cấp các tài liệu đấu thầu được thiết kế riêng, bao gồm thông số kỹ thuật, biên bản FAT, hướng dẫn vận hành và bảo trì, chứng nhận bảo hành và các mẫu SLA được đề xuất. Kinh nghiệm của họ với tư cách là một trung tâm tư duy giải pháp kỹ thuật cho phép họ hỗ trợ tối ưu hóa thiết kế, mô hình hóa chi phí vòng đời và tiêu chí chấp nhận cụ thể cho từng dự án — tất cả đều là những thông tin đầu vào có giá trị khi soạn thảo các mẫu đấu thầu của chính quyền địa phương.

Ví dụ về các điều khoản hợp đồng (ngôn ngữ thực tế)

Cam kết hiệu suất (ví dụ)

Nhà cung cấp đảm bảo rằng hệ thống đèn đường năng lượng mặt trời đô thị được lắp đặt sẽ duy trì quang thông trung bình tối thiểu là lumen trên mỗi đèn và độ khả dụng của hệ thống không dưới % được đo trong 12 tháng dương lịch đầu tiên sau khi nghiệm thu cuối cùng. Việc đo lường sẽ được thực hiện theo quy trình trắc quang LM-79 bằng các thiết bị có thể truy xuất nguồn gốc hiệu chuẩn. Trong trường hợp không đáp ứng được các đảm bảo này, Nhà cung cấp, theo lựa chọn của Chủ sở hữu, sẽ (a) sửa chữa hoặc thay thế các thiết bị không đạt tiêu chuẩn mà không tính phí, hoặc (b) bồi thường bằng tiền tương đương với .

Bảo hành & Biện pháp khắc phục (mẫu)

Bảo hành sản phẩm: 60 tháng cho vỏ đèn và 36 tháng cho các bộ phận phát sáng, trừ khi có quy định khác. Bảo hành pin: tối thiểu 60% dung lượng định mức sau 5 năm. Biện pháp khắc phục: Nhà cung cấp phải thực hiện hành động khắc phục trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo. Nếu Nhà cung cấp không thực hiện, Chủ sở hữu có thể thuê dịch vụ thay thế và khấu trừ chi phí từ tiền đặt cọc hoặc tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

FAQ — Những câu hỏi thường gặp

1. Mô hình mua sắm nào được khuyến nghị cho hệ thống chiếu sáng đường phố năng lượng mặt trời đô thị?

Các mô hình phổ biến bao gồm cung cấp trực tiếp (đô thị mua thiết bị và thuê nhà thầu), EPC trọn gói (nhà cung cấp duy nhất chịu trách nhiệm thiết kế, xây dựng và vận hành), và hợp đồng nhượng quyền/vận hành và bảo trì (nhà điều hành tư nhân tài trợ và vận hành trong một khoảng thời gian). EPC thường được ưu tiên khi đô thị thiếu năng lực kỹ thuật; hợp đồng O&M rất quan trọng khi cần có sự đảm bảo hiệu suất dài hạn.

2. Thời hạn bảo hành cho đèn đường năng lượng mặt trời do thành phố cung cấp nên là bao lâu?

Thời gian bảo hành thông thường: 3-5 năm cho các linh kiện điện tử và đèn chiếu sáng, 5-10 năm cho pin tùy thuộc vào thành phần hóa học và điều kiện sử dụng, và 10-25 năm cho bảo hành hiệu suất của các mô-đun PV (thường duy trì 80-90% công suất trong 10-25 năm). Luôn luôn yêu cầu chỉ rõ các thông số về khả năng duy trì dung lượng của pin.

3. Cần thực hiện những bài kiểm tra nghiệm thu nào trước khi thanh toán cuối cùng?

Quy trình chấp nhận tại nhà máy (FAT), kiểm tra tại chỗ, đo quang học (LM-79), kiểm tra thời gian hoạt động và xả pin, kiểm tra chức năng đo từ xa và xác minh việc lắp đặt cột và móng. Nên có thời gian nghiệm thu tạm thời (ví dụ: 30-90 ngày) để quan sát hiệu suất thực tế.

4. Làm thế nào để đánh giá chi phí vòng đời một cách hiệu quả?

Bao gồm chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX), sản lượng điện dự kiến, lịch trình thay thế pin, chi phí bảo trì, và chiết khấu chúng trong một khoảng thời gian phân tích xác định (ví dụ: 10 năm). Yêu cầu các nhà thầu nộp mô hình chi phí vận hành (OPEX) chi tiết trong 10 năm với các giả định về lạm phát, thay thế linh kiện và tiết kiệm năng lượng.

5. Những dấu hiệu cảnh báo thường gặp về nhà cung cấp trong quá trình mua sắm là gì?

Việc từ chối cung cấp báo cáo FAT, thiếu các tài liệu tham khảo có thể kiểm chứng về các dự án đô thị tương tự, thiếu chứng nhận của bên thứ ba (ví dụ: CE/UL/BIS nếu có), cam kết bảo hành không rõ ràng và hỗ trợ sau bán hàng tại địa phương kém hoặc không có là những dấu hiệu đáng ngờ thường gặp.

6. Chính quyền địa phương có thể yêu cầu quyền sở hữu dữ liệu và hệ thống đo từ xa không?

Đúng vậy. Hợp đồng cần quy định việc giám sát từ xa, xác định khoảng thời gian báo cáo, quyền sở hữu và quyền truy cập dữ liệu, các biện pháp an ninh mạng và định dạng (API, CSV). Cần nêu rõ biện pháp khắc phục đối với việc không báo cáo hoặc dữ liệu không nhất quán.

Liên hệ, Các bước tiếp theo & Lời kêu gọi hành động cho sản phẩm

Nếu bạn đang chuẩn bị đấu thầu các dự án đèn đường năng lượng mặt trời đô thị và cần các mẫu đấu thầu sẵn có, hợp đồng mẫu hoặc điều khoản tùy chỉnh, hãy liên hệ với Công ty TNHH Công nghệ chiếu sáng Quảng Đông Queneng để được cung cấp các mẫu đặc tả kỹ thuật, biên bản kiểm định tại nhà máy (FAT), giấy chứng nhận bảo hành và mẫu vận hành & bảo trì (O&M). Queneng có thể hỗ trợ đánh giá hồ sơ dự thầu, cung cấp báo cáo thử nghiệm và hỗ trợ dự án tại địa phương để đảm bảo thành công trong quá trình đấu thầu. Truy cập trang web của Queneng hoặc gửi email cho nhóm kinh doanh của họ để xem các mẫu và báo giá dự án.

Tài liệu tham khảo & Đọc thêm

• Ngân hàng Thế giới — Hướng dẫn và Chính sách về Mua sắm công. https://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/brief/procurement-new-framework (truy cập ngày 05/01/2026)
• Cơ quan Năng lượng Quốc tế (IEA) — Báo cáo về điện mặt trời PV. https://www.iea.org/reports/solar-pv (truy cập ngày 05/01/2026)
• ISO 9001 — Hệ thống quản lý chất lượng. https://www.iso.org/iso-9001-quality-management. (truy cập ngày 05/01/2026)
• Ủy ban Châu Âu — Chứng nhận CE. https://ec.europa.eu/growth/single-market/ce-marking/ (truy cập ngày 05/01/2026)
• IECEE — Chương trình CB (chứng nhận an toàn sản phẩm). https://www.iecee.org/ (truy cập ngày 05/01/2026)
• Tài liệu tham khảo tiêu chuẩn IEC và IES (thử nghiệm trắc quang LM-79; các tiêu chuẩn pin và quang điện IEC khác nhau). Xem trang web của IEC: https://www.iec.ch/ (truy cập ngày 05/01/2026)
• SGS — Dịch vụ Thử nghiệm, Kiểm tra và Chứng nhận. https://www.sgs.com/ (truy cập ngày 05/01/2026)

Phụ lục — Danh sách kiểm tra nhanh các điều khoản hợp đồng (dành cho đội ngũ mua sắm)

Danh sách các mục cần đưa vào yêu cầu chào giá (RFP) và dự thảo hợp đồng:

• Bảng kê vật tư chi tiết kèm mã số linh kiện và các linh kiện tương đương.
• Các chỉ số hiệu suất: độ sáng, độ đồng đều, thời gian tự chủ, tỷ lệ thời gian hoạt động.
• Yêu cầu kiểm tra: FAT, đo quang học tại chỗ, kiểm tra dung lượng pin.
• Thời hạn bảo hành và các biện pháp khắc phục, bao gồm cả thời gian phản hồi.
• Các mốc thanh toán và số tiền bảo lãnh giữ lại/thực hiện hợp đồng.
• Đo từ xa, quyền sở hữu dữ liệu và chu kỳ báo cáo
• Đảm bảo về sự sẵn có của phụ tùng thay thế và thời gian giao hàng.
• Đào tạo & tài liệu: Sổ tay vận hành và bảo trì, bản vẽ hoàn công